Obsah
Tradičné archivovanie papiera bolo vo veľkej miere nahradené ukladaním súborov do databáz v počítači alebo im k tomu napomohlo. Tradičná archivácia má výhody aj nevýhody. Aj keď sú papierové šanóny na dosah ruky a ľahko prístupné, zaberajú tiež veľa miesta a odpadu z papiera. Určenie, či je pre vás tradičný registračný systém vhodný, bude závisieť od vášho podnikania. Advokátske kancelárie a spoločnosti, ktoré majú lekárske záznamy, môžu mať súbory, ktoré sa rýchlo menia a rastú, takže tradičné ukladanie papiera je jediný efektívny spôsob, ako držať krok s každodenným vývojom.
Ľahký prístup
K tradičnej organizácii súborov je ľahký prístup. Súbory sú fyzicky v centrálnom umiestnení. Ak nenájdete nič, môžete si nájsť čas a prejsť každým súborom, kým nenájdete presne to, čo hľadáte. Schopnosť prezerať, dotýkať sa a čítať vaše súbory vám môže kedykoľvek pomôcť pri premýšľaní o tom, ako inovovať aspekty vášho podnikania.
Ľahko pochopiteľné
Tradičné registračné systémy sú zvyčajne ľahko pochopiteľné. Archívy môžu byť organizované niekoľkými spôsobmi, vrátane abecedného usporiadania, podľa predmetu alebo kompetencie, číselne, podľa dátumu, miesta alebo podľa dôležitosti. Aj keď spočiatku nerozumiete tomu, aký informačný systém sa má použiť, môžete to zistiť prehľadaním archívov a venovaním pozornosti definovaniu faktorov.
Zastarané
Na druhej strane tradičnú archiváciu súborov nahradil v mnohých organizáciách počítač. Viac spoločností skenuje a sťahuje svoje súbory do kancelárskych počítačov. Vďaka tejto metóde budú pracovníci schopní nájsť súbory a okamžite ich nahrať pomocou softvéru na vyhľadávanie v databáze, čo šetrí čas a zvyšuje produktivitu.
Sťažená ochrana
Tradičné archivovanie súborov nemá dostatočnú ochranu. Požiare alebo iné prírodné katastrofy môžu zničiť súbory, čo môže mať za následok stratu podnikania. Zálohovanie tradičných súborov si vyžaduje čas a trvá hodiny kopírovania, označovania a opätovnej archivácie.
Nedostatok priestoru a efektívnosť
Tradičná organizácia súborov sa môže vymknúť spod kontroly. Počet súborov, ktoré je potrebné usporiadať, rastie s vašou firmou; pri hľadaní miesta pre všetky doklady to môže byť bolesť hlavy. Efektívna archivácia položiek sa tiež môže stať výzvou.
