Obsah
Recepční sú zvyčajne prvými ľuďmi, ktorých uvidíte pri vstupe do kancelárie, čo z nich robí dôležité zastúpenie spoločností, pre ktoré pracujú, a ďalších odborníkov v kancelárii. Dodržiavanie obchodnej etikety je dôležitou súčasťou práce recepčného, ale veľa zmien a názorov, ktoré vytvárajú dobré mravy, sťažujú recepčnému alebo nadriadenému určiť vhodné správanie.
Význam
Dôležitosť recepčného ako osoby, ktorá poskytuje prvý dojem volajúcemu a návštevníkom, je ťažké preceňovať. Recepčný so zlým vystupovaním vydáva pred stretnutím negatívny tón a nevzbudzuje dôveru v potenciálnych zákazníkov. Na druhej strane recepčný, ktorý dodržiava etiketu obchodného prostredia, dáva silný zmysel pre profesionalitu a efektívnosť. Toto nielen zlepšuje imidž spoločnosti pre outsiderov, ale pomáha aj ostatným zamestnancom cítiť sa ako ich kancelária profesionálnym pracovným miestom.
Typy
Recepční zastupujú svojich zamestnávateľov rôznymi spôsobmi. Odpovedanie na telefónne hovory a pozdravy u návštevníkov sú dve z najbežnejších úloh recepčných a obidve vyžadujú náležitú etiketu. Politika spoločnosti môže vyžadovať od pracovníkov recepcie, aby pri prijímaní hovorov a pri kontaktovaní rôznych typov zákazníkov používali vopred určený skript v telefóne. V iných prípadoch môžu pracovníci recepcie použiť svoju vlastnú úvahu pri zaobchádzaní s každou interakciou so zákazníkom inak, ale s príslušnou úrovňou formality a profesionality. Jednotlivci, ktorí pracujú v kancelárii, niekedy prijmú ďalšie pravidlá pre recepčného, napríklad kedy a ako ich môže recepčný kontaktovať.
Školenie
Zatiaľ čo v niektorých kanceláriách sa vyžaduje, aby recepční boli držiteľmi stredoškolského alebo vysokoškolského diplomu, veľká časť školenia recepčnej etikety sa koná v zamestnaní. Recepční môžu začať pracovať v kancelárii na pozícii, ktorá nevyžaduje interakciu, či už ako zadávateľ dát alebo ako kancelársky asistent. Pozornosť na politiku spoločnosti a na to, ako sa správajú recepční, môže kvalifikovať nových zamestnancov na pozíciu prvotnej recepčnej, čo prinesie skúsenosti, ktoré môžu byť užitočné pri hľadaní ďalších pracovných miest na recepcii.
Úvahy
Každé odvetvie a kancelária majú vlastné pravidlá etikety recepčného. Niektoré kancelárie vyžadujú formálny odev a režim reči. Iné zavádzajú neformálnejšiu formu etikety, aby sa zákazníci cítili uvoľnene a príjemne. Komunikácia medzi novou recepčnou a jej nadriadenými je nevyhnutná, aby všetci vedeli, čo sa očakáva. Ako recepčný, ak si nie ste istí etiketou konkrétnej situácie, zdvorilo sa ospravedlňte a opýtajte sa vedúceho nadriadeného alebo recepčného, ako by ste mali reagovať.
Tipy
Aj keď je každá kancelária iná, recepční môžu stále využívať niektoré rovnaké tipy. Byť multitaskingom je pre dobrý výkon nevyhnutné, ale keď niekto vstúpi do kancelárie, je dôležité venovať mu všetku pozornosť. To znamená pozastavenie hovorov alebo ich rýchle dokončenie, odloženie papierov a nadviazanie priameho očného kontaktu. Pracovný priestor recepčného musí byť neprehľadný, aby pôsobil profesionálnejšie a tiež uľahčovať dokončenie jednoduchých úloh, ako je hľadanie informácií a ponúknutie pera na vyplnenie formulára. Nakoniec, keď niekoho vezmete do kancelárie, musí sa recepčný vždy ujať vedenia, aby hosťa ubezpečil, že jeho prítomnosť je povolená, a aby ho zachránil pred rozpakmi, že nevie, kam má ísť.
