Obsah
Formálna obchodná správa sa zameriava na podávanie správ o výsledkoch alebo zisteniach daného projektu, ako sú zmeny rozpočtu alebo výskum služieb zákazníkom. Dokument zdôrazní cieľ projektu, jeho stratégie a objavy a umožní čitateľovi, ktorý nemá hlboké vedomosti o tejto téme, lepšie pochopiť účel a výsledky.
Úvod a záver
Súčasťou formálnej obchodnej správy bude krátky úvod. Malo by ísť o prvý kontakt čitateľa, zatiaľ čo záver by mal byť posledný. Oboje musí byť napísané v tretej osobe, aby sa zachovala formálnosť textu, ako aj celej správy. Zatiaľ čo úvod vysvetľuje hlavné ciele daného projektu, záver by sa mal zamerať na výsledky a to, či sú potrebné zmeny.
Cieľ / prehľad
Prehľad prichádza hneď po úvode. Je známa aj ako účelová relácia, ktorá vysvetľuje dôvody, prečo sa projekt realizuje. Napríklad, ak sa téma týka názorov zákazníkov, dôvodom môže byť to, že spoločnosť implementovala nové služby alebo produkty a chce návrat, aby zistila, či je jej súčasná ponuka lepšia ako predchádzajúca.
Metódy a stratégie
Ďalšou charakteristikou formálnej obchodnej správy je predstavenie metód alebo stratégií použitých na získanie informácií alebo prieskum dokumentu. Na doplnenie predchádzajúceho príkladu mohla spoločnosť použiť telefonické rozhovory alebo online dotazníky - na získanie spätnej väzby od spotrebiteľov. Je dôležité spomenúť metódy použité na získanie informácií pre prípad, že by nakoniec nefungovali dobre. Vedúci pracovníci sa teda môžu vrátiť späť a analyzovať metódu, aby zistili, čo je potrebné zmeniť, aby získali požadovaný výskum.
Zistenia a výsledky
Časť správy o zisteniach alebo výsledkoch je zvyčajne najdôležitejším aspektom dokumentu. Zistenia odhalia napríklad odpovede na otázky použité v rozhovoroch alebo dotazníkoch. Prezentujte celkové výsledky v tabuľkových alebo grafických formátoch. Mali by sa použiť na zlepšenie programov zákazníckych služieb, vývoj produktov alebo na zníženie rozpočtu s úsporou peňazí. Výsledky sa v zásade používajú na riešenie problémov v podniku, zlepšenie zárobkov, zlepšenie vzťahov so zákazníkmi a zvýšenie celkového predaja s cieľom zvýšiť zárobky.
