Obsah
Hlavnou úlohou recepčnej je pôsobiť ako vrátnik pre organizáciu alebo podnik. Špecifické funkcie sa líšia v závislosti od charakteru spoločnosti. Napríklad recepčný na klinike môže pomôcť pri spracovaní formulárov zdravotnej starostlivosti a salónny recepčný sa môže pokúsiť predávať vlasové prípravky. Existujú však niektoré funkcie, ktoré vykonáva recepčný, ktoré sú univerzálne.
Príjem hovorov a e-mailov
Recepčný by mal vždy telefonovať. Komplexnosť tejto úlohy sa líši od podniku k podniku - sú časy, kedy recepčný musí zvládnuť telefón s viacerými linkami, zatiaľ čo inokedy je hlasitosť hovoru ľahšia. Recepčný musí zdvorilo odpovedať na telefón a nasmerovať hovor na správne oddelenie alebo v prípade potreby zapísať správu. Niekedy má recepčná prístup k e-mailovej adrese a mala by presmerovať e-maily na príslušnú osobu.
Pozdravte návštevníkov
Osoba na recepcii má funkciu reprezentovať spoločnosť pozitívnym spôsobom. Obraz navrhnutý recepčnou môže závisieť od charakteru spoločnosti. Ak je to kozmetický salón, môže byť dôležitejšie, že recepčný má veľký účes a udržiavať ho v čistote. Ak je oblasť v móde, obsluha na recepcii môže potrebovať pestrý šatník. Bez ohľadu na podnikanie, recepčný musí byť priateľský a profesionálny so zamestnancami a návštevníkmi.
porter
Aj keď je nevyhnutné, aby recepčný odovzdal profesionálny obraz a nechal návštevníkov v pohode, recepčný niekedy musí urobiť prehliadku návštevníkov. Vo veku zvýšených bezpečnostných problémov, recepčný môže potrebovať potvrdiť, kto je návštevník, požiadať o ich totožnosť, alebo skontrolovať, či sú na zozname hostí. Niektoré podniky majú interný komunikačný systém, ktorý umožňuje recepčnému skontrolovať návštevníka skôr, ako získajú prístup do budovy.
Všeobecná práca
Pri odpovedaní na telefonické hovory a prijímanie návštevníkov môže trvať väčšinu dňa, recepční majú aj niektoré administratívne povinnosti, medzi ktoré môžu patriť písanie listov a poznámok, plánovanie konferencií, balenie výrobkov pre poštové zásielky, spracovanie stehov a archivovanie. dokumenty. Recepčný môže tiež pomáhať pri koordinácii stretnutí, udržiavaní istých oblastí v čistote a organizovaní a objednávaní kancelárskych potrieb.
