Obsah
Stretnutia s dobre zdokumentovanými minútami sú efektívnejšie a efektívnejšie ako bez takéhoto záznamu. Rozhodnutia sú zaznamenané a akčné položky a kto je za nich zodpovedný, sú sledované. Základné prvky diskusie sú opísané tak, aby ľudia, ktorí sa nezúčastnili na stretnutí, mohli ľahko zistiť, čo sa stalo bez plytvania časom na nových stretnutiach. Vytvorením minút pridáte do svojej reputácie dobré veci pre skvelé stretnutia.
rozhodnutie
Každá osoba na stretnutí bude mať svoj názor na to, čo sa stalo a čo sa rozhodlo. Pri zaznamenávaní týchto rozhodnutí a ich zverejnení v rámci zápisnice existuje oficiálna verzia rozhodnutia, ak sa v budúcnosti vyskytnú nezhody.
Zostavenie zápisnice môže tiež zvýšiť jasnosť v tom, čo sa rozhodlo. Aby sa zabezpečilo, že poznámky sú presné, keď je diskusia nejasná, tajomník sa môže pýtať otázky ako „Takže všetci súhlasia, že uvedenie produktu na trh sa uskutoční v júli alebo auguste?“ To vedie k tomu, že všetci účastníci opustia stretnutie s rovnakým porozumením.
Položky akcie
Záznam o dohodnutých akčných položkách na stretnutí je užitočný najmä pre skupiny, ktoré sa pravidelne stretávajú. Preskúmanie položiek z predchádzajúcich stretnutí uľahčuje vedieť, čo je ešte potrebné urobiť. To dáva členom tímu podnet na plnenie ich úloh pred stretnutím.
Právne požiadavky
V niektorých prípadoch, napríklad pri zasadnutiach správnych rád, môže byť požiadavka stanov skupiny povinná. Môžu byť považované za právne dokumenty na účely, ako sú dane a audity. Tieto spoločnosti majú zvyčajne tajomníka, ktorý je zodpovedný za zápisy na všetkých zasadnutiach.
Definovanie tajomníka
Ako dôležité zápisy sú dôležité, každé stretnutie musí mať určitú sekretárku. Plné poznámky a tiež aktívne sa zúčastniť na stretnutí môže byť náročné, takže je často najlepšie, ak si facilitátor stretnutia vyberie inú osobu, ktorá zaznamená fakty. Tento zamestnanec by si mal všimnúť rozhodnutia, akčné body a diskusiu o stretnutí jasným a stručným spôsobom. Veľmi veľké texty sa nemusia čítať.
štýly
Existujú rôzne štýly písania zápisníc. V prípade zasadnutí rady, kde sú tieto úlohy zákonnými a oficiálnymi dokumentmi, zákony môžu diktovať, aký typ informácií sa bude v textoch uvádzať. Niektoré typy zápisov nezaznamenávajú diskusiu, ktorá vyústila do konečného rozhodnutia o konkrétnej otázke.
V obchodných stretnutiach alebo projektových tímoch je však zvyčajne efektívnejšie zaznamenať kľúčové body diskusie. Záznam o týchto bodoch je užitočný pre ľudí, ktorí nemohli byť prítomní, alebo ktorí si chcú spomenúť, čo bolo prediskutované skôr, aby sa na nasledujúcom stretnutí nestrácal čas.
