Obsah
- Prvá časť stretnutia
- Druhá časť stretnutia
- Tretia časť stretnutia a podpisy
- Čo nezahrnúť
- Pravidlá poriadku Roberta
Cirkev je organizáciou s predstavenstvom. Ako právne záznamy o vašich podujatiach by sa mali uchovávať presné zápisnice. Zápisnice zaznamenávajú udalosti stretnutia v logickom formáte a stávajú sa právnou dokumentáciou záležitostí cirkvi. Sú držané cirkevnou radou a nemali by byť prepustené členom všeobecne alebo médiám. Na súdnom dvore budú zápisnice zo stretnutí vysoko uznávané, zatiaľ čo spomienka na udalosť osobou nesmie niesť ten istý orgán.
Prvá časť stretnutia
Prvá časť zápisnice z cirkevného zasadnutia by mala obsahovať meno cirkvi, dátum, čas, miesto konania, typ konania schôdze (pravidelné, mimoriadne, špeciálne), mená členov, členov (uznášaniaschopnosť je podmienená prítomnosťou väčšiny členov rady). Táto časť by mala obsahovať aj výsledky všetkých činností predchádzajúceho stretnutia a schváliť tieto zápisnice.
Druhá časť stretnutia
Druhá časť je súčasťou stretnutia. Malo by sa zahrnúť aj prijatie členov a otvorenie a ukončenie modlitby. Každý jednotlivý pohyb musí byť presne zaznamenaný v texte, počítajúc hlasy a výsledok (prijatie alebo odmietnutie). Správne napísané mená, množstvo peňazí a opisy každého ťahu sú veľmi dôležité. Ak je cirkev povolaná na súd, zápisnica zo schôdze môže byť potrebná na preukázanie alebo vyvrátenie návrhu. Minúty odrážajú duchovnú povahu cirkvi a stávajú sa jej hlasom. Zostavenie zápisnice zo zasadnutia, ak je riadne vyplnené, zahŕňa všetky úkony cirkvi od začiatku až po konečné uznesenie.
Tretia časť stretnutia a podpisy
Posledná časť by mala zahŕňať tých, ktorí uviedli prerušenie a čas ukončenia. Táto časť môže obsahovať aj dátum, čas a miesto nasledujúcej schôdze. Odporúča sa, aby tajomník podpísal zápisnicu. Ak si to rada želá, predseda ju môže podpísať, ale vyžaduje sa len podpis. Zvyčajne sa zápisnice stáva oficiálnym na nasledujúcom stretnutí, keď sú schválené. Dovtedy sa označujú ako neoficiálne. Zápisnica by sa mala uchovávať v súbore alebo priečinku na hlavnom mieste cirkvi a uložiť v chronologickom poradí.
Čo nezahrnúť
Nadmerne podrobné správy sa nevyžadujú, ale odporúča sa dostatočný a dôkladný opis akcie. Stanoviská, frázy a úsudky by nemali byť zahrnuté. Pamätajte, že účelom zápisnice zo schôdze je zaznamenať akcie / návrhy, ktoré sa majú prijať. Odstúpené presuny nemusia byť zahrnuté.
Pravidlá poriadku Roberta
Väčšina cirkví sa riadi pravidlami Roberta. Henry Martin vytvoril pravidlá ako spôsob, ako udržať pokojné a usporiadané stretnutie. Od prvého vydania v roku 1876 si „Pravidlá poriadku“ zachovávajú profesionálne správanie a poskytujú organizovaný spôsob usporiadania stretnutí. Otázky týkajúce sa vládneho práva sú zodpovedané na stránkach knihy. Každá otázka sa stáva komplexnejšou, pretože reaguje na pokroky v technológiách a obchodných postupoch vo všeobecnosti.
