Obsah

• Prvý postup: Vloženie finančných prostriedkov
• Postup dva: Výskum
• Postup tri: Kontaktujte obchodné oddelenie
• Postup štyri: Osobitný účet
• Postup piaty: Kontaktovať spotrebiteľa
• Postup šiesty: Nové potvrdenia

Mnoho spoločností nepracuje iba s peniazmi, a preto do svojich účtovných záznamov zapisujú pohľadávky. Toto sú hodnoty, ktoré zákazníci spoločnosti dlhujú a sú všeobecne vykázané ako výnos vo výkaze ziskov a strát. Tento proces môže byť zložitý a často nemožno prijaté peniaze ľahko pripísať na účet zákazníka. Postupy v tejto oblasti špecifikujú techniky na zefektívnenie tejto práce.

Prvý postup: Vloženie finančných prostriedkov

Všetky prijaté šeky a hotovosť vložte do systému pohľadávok, aj keď ich nemožno identifikovať. Pohotovo spracujte aj platby kreditnou kartou. Na vkladový lístok si môžete urobiť poznámku neidentifikovaným šekom, ktorý transakciu zdokumentuje. Kópie potvrdeniek o vklade sú zvyčajne dostupné online, ale to neplatí pre položky, ktoré sú súčasťou vkladu. Vytvorte kópie položiek, ktoré sa nedajú okamžite identifikovať, a uložte ich podľa dátumu prijatia.

Postup dva: Výskum

Vezmite súbor s najstaršími položkami a najskôr na nich pracujte. Pokúste sa nájsť podobné názvy v systéme. Je možné, že meno zákazníka bolo zadané nesprávne. Môžete vyhľadať všetky otvorené faktúry, ktoré sa zhodujú so sumou platby alebo inými špeciálnymi podrobnosťami. Niektoré účtovné oddelenia majú súbory o neidentifikovaných položkách, ktoré boli vyriešené, takže ak dostanete od iného zákazníka ďalší šek, nemusíte strácať čas problémami s identifikáciou.

Postup tri: Kontaktujte obchodné oddelenie

Kontaktujte pracovníkov predaja a získajte informácie o platbách, ktoré nemajú v systéme korešpondenta. Keďže pohľadávky vznikli v obchodnom oddelení, obchodníci vám môžu pomôcť poskytnutím niektorých užitočných informácií. Peniaze môžu byť platbou za predaj, ktorý ešte nebol uznaný, a ak je to tak, obchodné oddelenie musí zadať do systému pohľadávku. Ak zistíte, aké prostriedky boli prijaté na predaj nesúvisiaci s obchodným oddelením, oznámte to príslušnému oddeleniu a účtovníkovi.

Postup štyri: Osobitný účet

Vytvorte konkrétny účet hlavnej knihy, ktorý sa použije na neidentifikované potvrdenia. Tento účet sa často vytvára ako záväzok s kreditným zostatkom. Keď dostanete neidentifikovanú platbu, odpíšete peniaze a pripíšete na účet neidentifikovaných príjmových dokladov. Keď zistíte, na ktorého spotrebiteľa sa suma vzťahuje, môžete tieto záznamy obrátiť a vstúpiť do účtu pohľadávok. Prípadne môžete použiť dobropis na pripísanie pohľadávok na účty a na vyrovnanie záväzkov.

Postup piaty: Kontaktovať spotrebiteľa

Ak v predajnom oddelení nenájdete účtenku, ďalším krokom je kontaktovať zákazníka a pokúsiť sa získať podrobnosti o predaji. Majiteľ malej firmy si niekedy môže kúpiť niečo na svoje meno, ale zaplatí šekom od spoločnosti, ktorý na žiadnom účte nemá obdobu. Ak telefónne číslo nie je na šeku, možno budete musieť vyhľadať kontaktné informácie pomocou internetu. Pri rozhovore so zákazníkom nezabudnite mať k dispozícii šek alebo kópiu šeku, aby ste mohli poskytnúť čo najviac informácií.

Postup šiesty: Nové potvrdenia

Ak ani po uplynutí primeranej doby nenájdete vo svojom systéme zákazníka, požiadajte správcu o povolenie na vytvorenie novej pohľadávky v systéme. Potom pridajte poznámku o situácii a prepojte šek s týmto novým účtom. V závislosti od výšky šeku nemá zmysel tráviť viac ako hodinu pokusom o financovanie správneho účtu. Ak máte veľa týchto položiek, poraďte sa s predajným personálom, aby ste zistili, čo je za týmto problémom, a pokúste sa ho vyriešiť.