Obsah
Úspešní prijímatelia dokážu zvládnuť mnohé úlohy a zároveň pozitívny prvý dojem pre hostí, návštevníkov a potenciálnych zamestnancov spoločnosti. Či už v malom podniku alebo nadnárodnej spoločnosti, kľúčom k udržaniu dobrého príjmu môžu byť správne organizačné schopnosti. Dobré organizačné nápady zjednodušujú rutinné úlohy a zlepšujú pohostinnosť.
Stručná referenčná príručka
Vytvorte rýchlu referenčnú príručku pre rutinné informácie, ako sú často používané telefóny, čísla kancelárií a rozšírenia. Tieto príručky oddeľte do laminovaných priečinkov pre ľahkú manipuláciu a rýchlu orientáciu. Uchovávajte ich v organizovaných súboroch, zatiaľ čo sa nepoužívajú. Zvážte, aby ste na požiadanie poskytli ďalšie kópie. Sprievodcovia vám pomôžu zefektívniť a urýchliť rutinné úlohy, ako je prenos hovorov.
Hlavné záväzky
Urobte si zoznam naplánovaných návštev na deň, usporiadaných podľa harmonogramu. Uveďte meno osoby, o ktorej budete informovať. To vám umožní prispôsobiť uvítacie frázy návštevníkom. Napríklad, keď príde hosť, môžete povedať, "Vitajte, pán Smith, pani Souza sa teší na stretnutie." Tento typ recepcie je pre hostí vítanejší a môže pomôcť zlepšiť výsledky stretnutia. Osobné privítanie je obzvlášť užitočné pri pohovore. Ak sa potenciálny zamestnanec cíti vítaný, bude pre váš rozhovor uvoľnenejší a bude mať priaznivejšiu šancu pracovať pre spoločnosť.
Plánovanie intervalov
Uistite sa, že máte podporu na pokrytie v intervaloch alebo v dňoch, keď ste chorý. Vytvorte poznámky, ktoré budú obsahovať základné povinnosti a funkcie, ktoré môžu byť prenesené na každého, kto vás nahradí. Môžete vytvoriť rotačný systém pre dočasné výmeny medzi rôznymi oddeleniami vašej spoločnosti. To vám poskytne viac kontaktov s rôznymi časťami spoločnosti, čo vám uľahčí riešenie problémov v budúcnosti.
zápisníku rámy
Vytvorte vývesku pre spoločnosť, zdôrazňujúc pozitívne správy a aktivity spoločnosti. Aktualizujte ich, keď máte voľný čas, dajte ich do čakacej miestnosti, aby sa návštevníci mohli pozrieť. To bude pre návštevníkov konštruktívny spôsob, ako stráviť čas, kým budú čakať na schôdzky, ako aj pomôcť im oboznámiť sa so spoločnosťou. Udržiavaním svojich hostí zaneprázdnení môžete svoju pozornosť sústrediť na iné úlohy a telefonické hovory, čo zvyšuje efektivitu.
občerstvenie
Udržujte občerstvenie na dosah ruky. Nainštalujte malú chladničku, aby sa studené nápoje držali pod pracovným stolom alebo v čakárni. Majte v blízkosti jedáleň, cukor a sladidlo. Umiestnite servírovací tanier pečiva na recepcii alebo misku cukroví. S občerstvením v okolí budete môcť privítať hostí spoločnosti bez toho, aby ste opustili recepciu.
